Väylävirasto – Ersatzteilmanagement in einer komplexen Multi-User-Betriebsumgebung

Väylävirasto & Bluugo – Gemeinsam auf der richtigen Spur für Finnland

Die finnische Verkehrsbehörde (Väylävirasto) ist eine Fachbehörde mit rund 500 Mitarbeitern, die für die Planung, Entwicklung und Wartung der Straßen-, Schienen- und Schiffsverkehrsnetze Finnlands verantwortlich ist. Zudem koordiniert sie den Verkehr und die Nutzung von Landflächen.

Im Mai 2024, nach einem öffentlichen Ausschreibungsverfahren, wählte Väylävirasto die Tracking Cloud®-Plattform von Bluugo für die Implementierung eines Ersatzteilmanagementsystems aus. Das System dient der Verwaltung von Wartungsressourcen und Ersatzteilen für die Steuer- und Sicherheitstechnik des Eisenbahnnetzes.

Ausgangslage: Strenge Anforderungen an ein IT-Projekt

Väylävirasto musste das vorherige Ersatzteilmanagementsystem für kritische Sicherheitsausstattungen der Eisenbahn durch eine neue Lösung ersetzen, die eine zentrale Verwaltung von Wartungsmaterialien und Ersatzteilen im gesamten finnischen Eisenbahnnetz ermöglichen würde. Die einzigartigen Merkmale und Anforderungen des Projekts machten es besonders herausfordernd:

• Extrem enge Umsetzungsfrist: Das System musste innerhalb weniger Monate nach Projektbeginn produktionsbereit sein. Dieser Zeitrahmen hätte in der Regel den Einsatz einer Standardlösung erforderlich gemacht, aber die kritischen und detaillierten Anforderungen von Väylävirasto, die sich auf mehrere Hundert beliefen, schlossen diese Option von Anfang an aus.
• Kritische Infrastruktur & mehrere Stakeholder-Gruppen: Die Wartung des umfangreichen finnischen Eisenbahnnetzes umfasst verschiedene Benutzergruppen (z. B. Feldpersonal, Logistikunternehmen, Ausrüstungsanbieter usw.), komplexe Wartungsprozesse und vielfältige Anforderungen an Zugriffsrechte.
• Begrenzte interne Ressourcen: Väylävirasto hatte nicht genügend Ressourcen, um einen eigenen Projektmanager für die Leitung des Projekts bereitzustellen. Als staatliche Behörde, die nach einem definierten Käufer-Produzenten-Modell arbeitet und stark auf Outsourcing setzt, benötigte Väylävirasto den Lösungsanbieter, um die vollständige Verantwortung für das Projektmanagement zu übernehmen und eine schlüsselfertige Implementierung zu liefern.
• Der typische "Kundenwunsch"-Ansatz war nicht möglich: Angesichts der genannten Einschränkungen musste das Umsetzungsmodell der neuen Lösung auf tiefem Fachwissen in den Prozessen des Ersatzteilmanagements basieren, da der enge Zeitrahmen und die begrenzten Ressourcen keine kontinuierliche Kommunikation oder Anleitung von Väylävirasto ermöglichten.

Was bedeutete dies für Bluugo?

Die Liste komplexer Anforderungen setzte die Messlatte von Anfang an sehr hoch für das gesamte Projekt – gleichzeitig bot sie eine Gelegenheit, Bluugos Fähigkeit unter Beweis zu stellen, eine Lösung zu liefern, die alle kritischen geschäftlichen Anforderungen des Kunden erfüllt, selbst bei einem extrem engen Zeitrahmen. Wesentliche Faktoren für den Erfolg des Projekts waren:

• Hyperadaptive Lösung: Die Tracking Cloud®-Plattform von Bluugo kann leicht an die einzigartigen Bedürfnisse jedes Kunden angepasst werden, ohne dass benutzerdefinierte Codeänderungen erforderlich sind.
• Starke praktische Expertise in Wartungs- und Ersatzteilmanagement-Prozessen: Dies ermöglichte eine effiziente Durchführung des Projekts, ohne dass eine kontinuierliche Anleitung vom Kunden notwendig war.
• Bluugos Onboarding-Modell: Entwickelt, um eine effektive und eigenständige Implementierung zu ermöglichen, selbst unter schwierigen Anfangsbedingungen und engen Zeitplänen.

„Der enge Projektzeitrahmen und die hohe Anzahl an Anforderungen erforderten vom Anbieter ein tiefes Verständnis der Prozesse im Wartungs- und Ersatzteilmanagement. Bluugo passte seine Lösung an unsere spezifischen Bedürfnisse an und übernahm die volle Verantwortung für das Projektmanagement, wodurch die Implementierung ohne zusätzliche Besprechungen oder Zeitaufwand von unserer Seite ermöglicht wurde“, kommentiert Aki Härkönen, Entwicklungsleiter für Bahninstandhaltung bei Väylävirasto.

„Bei Bluugo haben wir immer geglaubt, dass das Tool sich an die Bedürfnisse des Kunden anpassen muss – nicht umgekehrt. Dieses Projekt hat dieses Prinzip klarer denn je zuvor unter Beweis gestellt. Ein Projekt dieses Umfangs und dieser Komplexität hätte mit traditionellen IT-Tools oder Standardsoftware innerhalb dieses Zeitrahmens nicht abgeschlossen werden können“, fügt Katja Penttinen, Service Managerin bei Bluugo, hinzu.

Lösung: Eine vereinte Plattform für das kritische Wartungsmanagement

Die Tracking Cloud®-Plattform von Bluugo verbindet alle verschiedenen Stakeholder, Standorte und Prozesse im Zusammenhang mit dem Wartungs- und Ersatzteilmanagement auf einer einzigen, gemeinsamen Plattform. Die Lösung bietet einen Echtzeitüberblick über Wartungsaktivitäten für Steuerungs- und Sicherheitseinrichtungen im gesamten Eisenbahnnetz, wodurch effiziente Abläufe auf allen Ebenen ermöglicht werden.

Für die Endbenutzer bietet Tracking Cloud® klare und benutzerfreundliche Werkzeuge für tägliche Aufgaben wie Teileübertragungen und Bestandsdokumentation. Das System ist so konzipiert, dass es umfangreiche Multi-Stakeholder-Umgebungen unterstützt, wie zum Beispiel die über 200 Benutzer von Väylävirasto aus verschiedenen Nutzergruppen, einschließlich:

• Wartungsauftragnehmer für die Bahnsicherheitseinrichtungen
• Ausrüstungs- und Hardwarelieferanten
• Bahninstandhaltungsmanager von Väylävirasto
• Mitarbeiter von Logistikunternehmen und Ausrüstungsdienstleistern

Die Tracking Cloud®-Plattform beseitigt auch überschneidende Aufgaben und doppelte Arbeitsprozesse und verbessert die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Stakeholder-Gruppen im Allgemeinen. Ihre Flexibilität und Anpassungsfähigkeit stellen sicher, dass sie auch die strengsten Kundenanforderungen ohne Anpassungen erfüllt, während sie gleichzeitig effiziente und präzise verwaltete Wartungsprozesse unterstützt.

„Die Lösung wurde nicht nur implementiert, um die strengen Anforderungen des Kunden zu erfüllen, sondern auch, um das Management einer großen Multi-Stakeholder-Umgebung und täglicher Wartungsaufgaben auf einer konkreten Ebene zu vereinfachen“, erklärt Penttinen.

Die Endbenutzer haben das neue System schnell angenommen, und das Feedback war überwiegend positiv.

„Hier haben wir einen Systemanbieter, der eindeutig Erfahrung in der Bereitstellung ähnlicher Lösungen für andere Kunden hat. Tracking Cloud® ist eine enorme Verbesserung im Vergleich zu den vorherigen Systemen – das ist schon nach kurzer Nutzungszeit deutlich erkennbar“, merkt einer der Subunternehmer von Väylävirasto für Wartungsarbeiten an.

Ersatzteile für Bahnsicherheitseinrichtungen werden rund um die Uhr, das ganze Jahr über und in allen Jahreszeiten verwendet. Eine aktive Wartung sorgt für einen reibungslosen Betrieb und die Sicherheit des Eisenbahnverkehrs. Bild von Aki Härkönen.

Die Ergebnisse: Effizienz, Transparenz und Kosteneinsparungen

Das System wird seit nur wenigen Monaten produktiv genutzt, aber die Erfahrungen der Benutzer und die beobachteten Auswirkungen haben gezeigt, dass die Lösung wie erwartet funktioniert:

• Echtzeit-Zugriff auf Informationen: Das Feldpersonal kann schnell und einfach die notwendigen Informationen sowie die Standorte von Ersatzteilen einsehen, wodurch ihre täglichen Aufgaben vereinfacht werden.
• Klare und intuitive Benutzeroberfläche: Die Benutzer haben die außergewöhnlich klare Oberfläche gelobt, die die Einführung des neuen Systems einfach und nahtlos gemacht hat.
• Effektive und praxisorientierte Multi-Stakeholder-Umgebung: Alle verschiedenen Stakeholder-Gruppen nutzen nun dieselbe gemeinsame Plattform, was die Zusammenarbeit verbessert und Überschneidungen und doppelte Arbeitsprozesse reduziert.
• Vereinfachtes Bestandsmanagement: Seit der Implementierung der neuen Lösung werden Bestandsdaten effizient ins System eingegeben, was hilft, jederzeit einen aktuellen Überblick über kritische Ersatzteile zu behalten.
• Signifikante Kosteneinsparungen: Über den fünfjährigen Vertragszeitraum hinweg wird geschätzt, dass das System Kosteneinsparungen in Höhe von Hunderttausenden von Euro generieren wird.

„Schon in dieser frühen Phase können wir mit Zuversicht sagen, dass das System die gestellten Erwartungen erfüllt hat. Es hat das Ersatzteilmanagement und die täglichen Wartungsaufgaben erheblich vereinfacht, und wir wissen, dass wir langfristig erhebliche Kosteneinsparungen erzielen werden“, erklärt Härkönen.

Schlüsselfaktoren für den Erfolg des Projekts

Insgesamt war das Projekt trotz der herausfordernden Ausgangsbedingungen und des engen Zeitrahmens sehr erfolgreich. Der Erfolg lässt sich größtenteils auf die folgenden Faktoren zurückführen:

• Klare Anforderungen: Väylävirasto hatte gut definierte Anforderungen und eine klare Vision für die Ziele der Lösung.
• Hyperadaptierbarkeit: Dank seiner Hyperadaptierbarkeit konnte die Tracking Cloud®-Plattform hunderte detaillierte Anforderungen mit einfachen Konfigurationen erfüllen. Dies ermöglichte eine schnelle Implementierung innerhalb des engen Zeitrahmens.
• Projektmanagement: Bluugo übernahm die vollständige Verantwortung für das Projektmanagement, wodurch Väylävirasto’s Ressourcen für andere Aufgaben freigegeben wurden.
• Effizientes Onboarding-Modell: Das Onboarding-Modell von Bluugo minimierte den erforderlichen Zeitaufwand von Väylävirasto und stellte sicher, dass das System reibungslos und ohne Unterbrechungen implementiert wurde.
• Umfassender Benutzer-Support: Die Tracking Cloud® umfasst benutzerfreundliche Videoanleitungen und Schulungen, die von Bluugo angeboten werden und einen nahtlosen Übergang zum neuen System ermöglicht haben. Zudem reagiert das Support-Team von Bluugo schnell auf alle Anfragen der Benutzer per Telefon oder E-Mail, was von den Endnutzern sehr positiv bewertet wurde.

„Dieses Projekt hat gezeigt, wie entscheidend es ist, dass der Anbieter die Lösung vollständig an die Bedürfnisse des Kunden anpassen und den gesamten Prozess eigenständig managen kann. Die Lösung von Bluugo erfüllte unsere genauen Anforderungen, und die Implementierung wurde innerhalb eines engen Zeitrahmens abgeschlossen, ohne unsere eigenen Ressourcen zu belasten. Die Lösung ermöglicht signifikante Kosteneinsparungen und bietet uns bessere Transparenz und Managementtools für die kritische Wartung des Eisenbahnnetzes“, fasst Härkönen zusammen.