4 Post-Covid Procurement Herausforderungen, die Unternehmen im Jahr 2022 lösen müssen
In der Post-Covid-Welt stehen viele Industrieunternehmen vor großen Herausforderungen in ihrem Procurement. Es ist offensichtlich geworden, dass bestehende Tools und Verfahren nicht mehr ausreichen und eine ganzheitliche Sichtbarkeit für die verschiedenen Arbeitsabläufe und Teilprozesse in der Beschaffung und Lieferkette erforderlich ist. In diesem Blog teilen wir unsere Prioritätenliste zu dem Thema: Was und Wie sich Procurement im Jahr 2022 verbessern muss.
Procurement ist nicht das, was es mal war
„Lieferanten können ihre Liefertermine nicht einhalten. Und selbst wenn, wird es kurzfristig Liefermengenänderungen geben. Noch schwieriger ist es, wenn es um die Vergabe von Unteraufträgen an große Unternehmen geht. Wie wirkt sich das alles auf unsere Produktion und unseren Vertrieb aus?“
Klingt das vertraut?
Die Veränderungen in der Weltwirtschaft in den letzten zwei Jahren haben die Art und Weise, wie wir Procurement angehen und entwickeln sollten, maßgeblich verändert. COVID-19, die Blockade des Suezkanals, die russische Invasion in der Ukraine und steigende Energiepreise sind nur einige Beispiele für die zahlreichen Ereignisse, die den globalen Markt und die Lieferketten in den letzten Jahren beeinflusst haben.
Was hat sich seit dem Ausbruch von Covid verändert?
Bis vor wenigen Jahren waren globale Lieferketten relativ stabil, und Unternehmen konnten sich hauptsächlich auf Produktionseffizienz und Kostenoptimierung konzentrieren. Da Verfügbarkeit nicht das Problem war, waren Just-in-Time-Lieferungen und minimale Lagerbestände die entscheidenden Faktoren in den meisten produzierenden Unternehmen.
Jetzt, in der Post-Covid-Welt, ist Verfügbarkeit zum Hauptthema in vielen Branchen geworden. Nachfrage übersteigt Angebot, und Komponenten & Materialien sind nicht einfach zu finden. Wenn sich dieses Problem auf jeder Ebene der Lieferkette wiederholt und mit erhöhten Versandkosten, Verzögerungen und Umleitungen kombiniert wird, wird das gesamte System erheblich destabilisiert.
Die 4 größten Procurement-Herausforderungen 2022
1. Erhöhte manuelle Arbeit
Heutzutage müssen Einkäufer deutlich mehr Zeit damit verbringen, Dinge wie Zeitpläne, Mengen usw. zu überprüfen. Da alles im Einkauf in der Prä-Covid-Welt auf das Maximum gestrafft wurde, gibt es in diesen Prozessen wenig Spielraum für Flexibilität. Unter den neuen Umständen können Einkäufer die erhöhte Arbeitsbelastung einfach nicht mehr manuell bewältigen.
2. Chaotische Multichannel-Kommunikation mit Lieferanten
Eine der Hauptursachen für die erhöhte Menge an manueller Arbeit ist die Art und Weise der Kommunikation. Es ist üblich, dass Lieferanten Lieferungen bestätigen, indem sie eine E-Mail senden oder einen beliebigen „manuellen Kanal“ verwenden, an den sie gewöhnt sind. Dies war früher kein allzu großes Problem, da es stark etablierte Beziehungen zu den Lieferanten und wenige Verfügbarkeitsprobleme gab. Heutzutage jedoch müssen Procurementmitarbeiter ihre Lieferanten regelmäßig vorantreiben und an Aufträge erinnern. Die Verwendung einer Vielzahl manueller Kanäle macht den gesamten Prozess sehr zeitaufwändig und chaotisch, während die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler auf ein hohes Niveau steigt.
3. Mangelnde Transparenz für Produktion und Vertrieb
Die oben genannten Herausforderungen machen es für Unternehmen extrem schwierig, aktuelle Rückmeldungen für ihre Produktion oder ihren Vertrieb zu geben. Eine einfache Frage wie „Haben wir diese Komponenten bis Montag auf Lager?“ kann erfordern, Lieferanten anzurufen, mehrere E-Mails zu senden und Bestellpositionen und -bestätigungen Zeile für Zeile durchzugehen. Wenn sich die Anfrage auf etwa 50 Komponenten von 10 verschiedenen Lieferanten bezieht, ist es leicht sich vorzustellen, wie lange die Beantwortung dieser Frage zur Produktionsplanung dauern wird …
4. Ad-hoc-Einkäufe und Lieferantenwechsel
Aufgrund der anhaltenden Verknappung von Materialien und Komponenten müssen Unternehmen ständig alternative Lieferanten finden. Diese schnellen Veränderungen zwingen sie auch zu kurzfristigen Ad-hoc-Einkäufen. Dies wird dazu führen, dass die Transparenz noch mehr behindert wird: Sie können bestehende EDI-Verbindungen oder andere etablierte Kanäle nicht nutzen, da eine ständige und kurzfristige Implementierung neuer APIs aufgrund der sehr unterschiedlichen Reifegrade zur Bereitstellung von „E-Feedback“ zwischen den Lieferanten nicht realisierbar ist.
Wie können Sie diese Herausforderungen meistern?
Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Industrieunternehmen schnell reagieren und die oben genannten Herausforderungen lösen. Nichts zu tun heißt, seine Niederlage einzugestehen.
Basierend auf zahlreichen Gesprächen mit Entscheidungsträgern auf C-Level haben wir eine Prioritätenliste mit Elementen erstellt, die jedes Industrieunternehmen im Jahr 2022 in Procurement und Einkauf verbessern muss.
Element 1: Sie müssen einen vollständigen „Status der Bestellungen“ haben
Warum?
Sichtbarkeit und Transparenz spielen eine entscheidende Rolle bei der Stärkung und Zukunftssicherung von Procurementmodellen. Unternehmen müssen sich ein besseres Bild von ihren Lieferanten auf Tier-N-Ebene machen, um Beschaffungsrisiken bewerten und das Lieferantennetzwerk für zukünftige Krisen verbessern zu können. Noch wichtiger ist jedoch die Transparenz und Kommunikation innerhalb des Unternehmens und mit Tier-1- und Tier-2-Lieferanten, welche eine schnelle Reaktion auf Änderungen und schnelle Entscheidungsfindung ermöglichen.
Das Procurement betrifft mehrere Stakeholder und Abteilungen, daher müssen aktuelle Informationen ohne großen Aufwand verfügbar sein. Basierend auf Hunderten von Gesprächen mit verschiedenen Unternehmen haben wir festgestellt, dass verschiedene Abteilungen oft Schwierigkeiten haben, auf diese Informationen zuzugreifen, wenn sie diese benötigen. Lieferstatus sind unklar, Auftragsbestätigungen fehlen und Produktionsplanung/Verkauf stecken fest, da unklar ist, wann Materialien eintreffen. Die Rolle der Lieferanten in der gesamten Wertschöpfungskette nimmt zu und eine enge Zusammenarbeit wird beiden Seiten zugutekommen.
Wie?
- Bieten Sie Lieferanten eine einfache Möglichkeit, Auftragsstatus, Zeitpläne und Bestätigungen zu kommunizieren, die nicht auf 1:1-Schnittstellen angewiesen sind. Dies kann zum Beispiel mit einem Portal oder E-Mail-Workflows erfolgen.
- Implementieren Sie automatisierte Tools für die Beschaffung, um Engpässe und Verzögerungen zu erkennen, damit sie einen auf Ausnahmen basierenden Managementstil anwenden können, anstatt jeden Bestellposten einzeln zu überprüfen.
- Automatisieren Sie Erinnerungen und Expediting, um Lieferanten über fehlende Auftragsbestätigungen und Lieferbestätigungen zu informieren.
Durch die Ausführung dieser 3 Dinge kann sich der Einkauf auf Ausnahmen und Anomalien konzentrieren, anstatt den Großteil seiner Zeit manuell zu verwenden, um das Bewusstsein für die Gesamtsituation zu wahren. Dadurch wird viel zusätzliche Zeit für kritische Beschaffungsmaßnahmen wie die Absicherung von Engpässen und die Suche nach alternativen Lieferanten freigesetzt.
Element 2: Nutzen Sie das volle Potential Ihres ERP mit Hilfe moderner digitaler Tools
Warum?
Auch wenn Legacy-ERP-Systeme allein den veränderten Anforderungen im Post-Covid-Einkauf nicht gerecht werden, haben sie dennoch eine wichtige Rolle als Mastersystem für alle Geschäftsbereiche rund um das Procurement zu erfüllen. Sie haben ihre Berechtigung, aber es ist wichtig zu verstehen, dass sie hauptsächlich für interne Prozesse konzipiert sind, während moderne digitale Lösungen im Procurement auf eine nahtlose Zusammenarbeit mit Partnern über Unternehmensgrenzen hinweg angewiesen sind.
Mehr hierzu in unserem Blog „Sich bei der Digitalisierung auf ERP-Systeme zu fokussieren, kann ein Unternehmen ruinieren“
Wie?
Durch den Einsatz moderner digitaler Tools können Unternehmen ihr ERP-System verbessern und nutzen, um sein maximales Potenzial auszuschöpfen, indem sie Auftragsbestätigungen und andere wichtige Dokumente auf einfache Weise direkt an das ERP übermitteln.
Viele Inhouse-Systeme wie die Materialbedarfsplanung (MRP) und die Produktionsplanung sind stark auf Stammdaten aus dem ERP angewiesen. Ohne diese „Auftragsstatus“-Daten in Echtzeit können sie keine genaue Rückmeldung geben, was sich letztendlich in jeder Phase der Wertschöpfungskette in ernsthaften Herausforderungen manifestiert.
Element 3: Erhöhung der Procurementtransparenz über Abteilungen hinweg
Warum?
In den meisten Industrieunternehmen sind Produktionsplanung und Vertrieb stark auf genaue Informationen angewiesen, die vom Einkauf bereitgestellt werden, um ihren Betrieb effektiv zu führen. Sich darauf zu verlassen, dass etwas so geschäftskritisches manuell oder ad hoc gehandhabt wird, ist ein massives und unnötiges Risiko.
Wie?
Durch die Verwendung von Workflows, Regeln und Prioritäten als Grundlage für die Automatisierung ist es möglich, Beschaffungsmengen bei Verzögerungen oder Engpässen hochprioren Verkaufs- und Produktionsaufträgen zuzuordnen.
In manchen Branchen, z.B. in der Elektronikindustrie, ist es sehr wichtig, dass Track & Trace vorhanden ist, um Nutzungsdaten von Komponenten auf Seriennummernebene zu erfassen. Mit modernen Tools können diese Informationen als „Nebenprodukt“ gesammelt werden, wenn Lieferanten Auftragsbestätigungen senden. In einigen Fällen kann dieses Feature einfach eingesetzt werden, um einen noch besseren Mehrwert für den "Status von Bestellungen" zu bieten.
Bei richtiger Ausführung mit den richtigen Tools kann jeder rund um die Uhr auf eine einzige Quelle zurückgreifen, wenn es um die Verfügbarkeit kritischer Produkte und Komponenten geht.
Wo anfangen?
Sie sollten mit den wichtigsten Produktgruppen Ihrer wichtigsten Lieferanten beginnen und Schritt für Schritt ausbauen, um bereits kurzfristig schnelle Vorteile zu ermöglichen. Zeit ist ein entscheidender Faktor, daher empfehlen wir Ihnen, so schnell wie möglich zu handeln – mit modernen digitalen B2B-Tools können diese Funktionen innerhalb weniger Wochen zu Ihrer bestehenden Lösungslandschaft hinzugefügt werden. Wenn nicht, dann ziehen Sie das falsche Werkzeug in Betracht.
Wenn Sie eines der in diesem Blog erwähnten beschaffungsbezogenen Probleme haben und es lösen möchten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Bei Bluugo haben wir zahlreichen Unternehmen dabei geholfen, ihre Kerngeschäftsprozesse in Fertigung, Lieferketten und Aftermarket-Services mit unserer einzigartigen digitalen Plattform Tracking Cloud® zu digitalisieren. Mit jahrzehntelanger praktischer Erfahrung in der Geschäftsdigitalisierung und einem starken Hintergrund in SAP-Beratung wissen unsere Experten wirklich, was funktioniert und was nicht.
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