70% huoltopalveluiden digitalisaatiohankkeista epäonnistuu – vältä nämä yleiset sudenkuopat

26/10/2021 by Bluugo

Lähes 70% huoltopalveluiden digitalisaatiohankkeista epäonnistuu tavoittamaan niille asetetut tavoitteet ja alle 20% loppukäyttäjistä on tyytyväisiä käytössä olevien digitaalisten työkalujen käyttäjäkokemukseen. Tässä blogissa analysoimme keskeisiä syitä näihin lukuisiin epäonnistumisiin ja tarjoamme neuvoja yleisimpien sudenkuoppien välttämiseen huollon ja kunnossapidon prosessien digitalisaatiossa.

70% huoltopalveluiden digitalisaatiohankkeista epäonnistuu

Huolto- ja kunnossapitoalan yritykset ovat viime vuosina sijoittaneet liiketoimintansa digitalisaatioon kiihtyvällä vauhdilla. Tämä ei ole mikään ihme, sillä uudet teknologiat ja älykkäät ratkaisut tarjoavat tehokkaita ratkaisuja moniin alan tyypillisiin haasteisiin. Myös asiakkaiden vaatimukset kehittyvät jatkuvasti ja kysyntä kokonaisvaltaisille digitaalisille palveluille on kovassa nousussa. Silti, suuri osa huolto- ja kunnossapitoalan digitalisaationhankkeista epäonnistuu tavalla tai toisella. McKinseyn julkaiseman artikkelin mukaan, ”lähes 70 prosenttia huollon transformaatiohankkeista epäonnistuu saavuttamaan asetetut tavoitteet”.

Toisessa artikkelissaan, McKinsey toteutti huoltopäälliköille suunnatun kyselyn käytössä olevista digitaalisista työkaluista. Alle 20% vastaajista oli sitä mieltä, että heidän loppukäyttäjillään on niistä positiivinen käyttäjäkokemus.

Näiden tulosten pohjalta on helppoa todeta, että digitalisaatio itsessään ei ole oikotie onneen tai liiketoiminnan kehittymiseen. Saavuttaakseen halutut tulokset ja asetetut tavoitteet, digitalisaatiota täytyy toteuttaa systemaattisesti ja oikeita työkaluja käyttäen.

Lue mainitut McKinseyn artikkelit kokonaisuudessaan täällä:

“The future of maintenance for distributed fixed assets”

“Digitally enabled reliability: Beyond predictive maintenance”

“Digitalisoidaan kaikki mahdollinen” on väärä lähestymistapa

Vaikka moni huolto- ja kunnossapitopalveluita tarjoava yritys siis lopulta epäonnistuukin saavuttamaan haluttuja tuloksia digitalisaatiohankkeissaan, niin teoriassa monet näyttävät tekevän juuri oikeita asioita. Mistä tässä oikein on kyse?

Vastaus on melko yksinkertainen: epäsystemaattisesta toteutuksesta.

Digitalisaatio tarjoaa lähes loputtoman määrän asioita, joita huolto- ja kunnossapitoyritykset voivat lähetä toteuttamaan hankkeissaan, kuten sensoridatan kerääminen huoltokohteista, automaattinen tilausten käsittely ja delegointi, mobiililaitteiden käyttäminen datan syöttämiseen suoraan kentältä, automaattiset tuntikirjaukset GPS:n ja geoaitauksen avulla, koneoppimismallien rakentaminen ennakoivaan huoltoon, jne. Lista on melko pitkä.

Yllättävän moni yritys lähtee digitalisaationhankkeisiinsa ns. takki auki ilman selkeää suunnitelmaa ja yrittää hyödyntää kaikkia tarjolla olevia mahdollisuuksia ja työkaluja heti alusta lähtien. Tämänkaltainen ”digitalisoidaan kaikki mahdollinen” -lähestymistapa tuottaa harvoin hyviä tuloksia. Sen sijaan, yritysten tulisi panostaa vahvemmin selkeän digitalisaatiostrategian luomiseen, joka juontaa juurensa liiketoiminnan tavoitteista ja haasteista. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.

Hyvä käyttäjäkokemus luo perustan onnistumiselle

Onnistunut digitalisaatiohanke lähtee aina ruohonjuuritasolta. Huollon ja kunnossapidon kohdalla, tämä tarkoittaa asentajia ja muita kentällä työskenteleviä henkilöitä, jotka käyttävät ratkaisuja ja digitaalisia työkaluja päivittäisessä työssään.

Tilanne, jossa loppukäyttäjät eivät ymmärrä uuden ratkaisun tarkoitusta tai sen tuottamaa lisäarvoa voi johtaa nopeasti vahvaan muutosvastaisuuteen. Uudesta ratkaisusta saattaa helposti muodostua loppukäyttäjien mielessä ”taas yksi uusi järjestelmä” joka nähdään enemmän riesana kuin apuna. Kukaan ei luonnollisesti halua käyttää tällaista ratkaisua.

Samaan lopputulokseen voidaan päätyä huonon käytettävyyden takia. Esimerkiksi liian monimutkaiset työnkulut, vieras terminologia, hitaus, toistuvat bugit tai vajavainen offline-kyvykkyys voivat tehdä ratkaisun käytöstä kankeaa ja työlästä. Loppukäyttäjien työkalujen tulisi olla mahdollisimman yksinkertaisia ja niiden käyttämisen intuitiivista. Kenttähenkilöstön tulee pystyä keskittymään ydintehtäviinsä eikä käyttää aikaansa ohjelmiston käyttöohjeiden lukemiseen. Riittävällä koulutuksella ratkaisun käyttöönotossa on myös merkittävä rooli hyvän käyttäjäkokemuksen takaamisessa.

Kolmas käytettävyyteen liittyvä keskeinen asia on muokattavuus. Käytössä olevien työkalujen tulee olla helposti mukautettavissa ilman ruohonjuuritason koodausta ja räätälöintiä. Digitaalisten ratkaisujen tulisi mukautua liiketoimintasi tarpeisiin eikä päinvastoin.

Kaikkien sidosryhmien tulee olla edustettuina kehitysvaiheessa

Paras tapa sitouttaa kaikki sidosryhmäsi huollon ja kunnossapidon digitalisaatiohankkeisiisi on ottaa mukaan edustajia jokaisesta ryhmästä aivan hankkeen alusta asti. Tämä tarkoittaa myös ulkoisia sidosryhmiä kuten asiakkaita, jotka hämmästyttävän usein jätetään kehitysvaiheen ulkopuolelle.

Jokaisella sidosryhmällä on omat haasteensa ja perspektiivinsä asioihin. On elintärkeää suunnitella digitaaliset työkalusi vastaamaan jokaisen käyttäjäryhmän todellisia tarpeita. Kun tämä tehdään oikein, lopputuloksena on hyvä käyttäjäkokemus sekä sisäisille että ulkoisille käyttäjäryhmille ja matala muutosvastaisuus. Kun työnkulkuja ja ominaisuuksia suunnitellaan tällä tapaa, niitä on myös mahdollista testata aikaisessa vaiheessa ja tehdä muutoksia ketterästi suoraan käyttäjiltä saatuun palautteeseen perustuen ennen tuotantokäyttöön siirtymistä.

Onko järkevämpää ostaa käyttövalmis ohjelmisto vai kehittää räätälöity ratkaisu itse?

Oikeiden IT-työkalujen valinta on keskeinen osa jokaista digitalisaatiohanketta. Uuden ratkaisun käyttöönottoa suunnitellessa, valittavana on kaksi selkeää vaihtoehtoa, joista molemmilla on hyvät ja huonot puolensa.

Vaihtoehto 1: osta käyttövalmis ratkaisu

Huollon ja kunnossapidon prosessien digitalisointiin on tarjolla lukuisia käyttövalmiita ohjelmistoratkaisuja. Niiden käyttöönotto on yleensä melko nopeaa, mutta muokattavuus on heikolla tasolla. Valmiit ratkaisut ovat suunniteltu tekemään asioita tietyllä tarkasti määritellyllä tavalla, ja kustomointi ei usein ole mahdollista. Valmista ratkaisua käyttämällä on todella vaikeaa erottua kilpailijoistasi ja saavuttaa merkittävää kilpailuetua – heillä kun on luultavasti täsmälleen samat työkalut käytössään. Valmiit huoltoratkaisut eivät myöskään yleensä tue ulkoisten sidosryhmien yhdistämistä palveluun, vaan ne ovat suunniteltu lähinnä sisäiseen käyttöön

Vaihtoehto 2: kehitä räätälöity ratkaisu itse tai kumppanin kanssa

Oman huoltoratkaisun kehittämien esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmäsi päälle tai Microsoft Azuren kaltaisia työkaluja käyttäen mahdollistaa sen täydellisen räätälöinnin liiketoimintasi tarpeisiin. Tämä lähestymistavan heikkoutena on kutenkin sen työläys – oman ratkaisun kehittäminen (sisäisesti tai IT-kumppanin kanssa) vaatii laajaa asiantuntijuutta, paljon aikaa ja läjäpäin rahaa. Riskit ovat korkeat ja investoinnin takaisinmaksuaika tyypillisesti hyvin pitkä. Useissa tapauksissa alkuperäiset innovaatiot ja liiketoiminnan tavoitteet hautautuvat pikkuhiljaa massiivisen IT-projektin alle ja asetetut tavoitteet jäävät saavuttamatta.

Lue lisää blogissamme “ERP-järjestelmien käyttäminen liiketoiminnan digitalisointiin voi koitua kohtalokkaaksi virheeksi"

Kolmas vaihtoehto

Eikö kumpikaan aiemmista vaihtoehdoista kuulosta hyvältä? Ei meistäkään.

Kolmas vaihtoehto on valita Bluugon Tracking Cloud® – pilvipohjainen SaaS-palvelumme huollon ja kunnossapidon digitalisointiin ja sidosryhmiesi yhdistämiseen yhdelle yhteiselle alustalle. Uniikki ratkaisumme yhdistää valmiin ohjelmistoratkaisun helppouden ja nopeuden räätälöidyn ratkaisun joustavuuteen ja muokattavuuteen.

Joustavan hinnoittelumallimme avulla et maksa mistään ylimääräisestä. Voit valita yrityksellesi tarpeelliset ominaisuudet ja jättää kaiken turhan pois.