Liiketoiminnan digitalisaation ei pitäisi olla IT-projekti

Jokainen yritys haluaa digitalisoitua, mutta suuri osa epäonnistuu

Maailma on muuttunut viime vuosien aikana monella tavalla, mutta yksi asia on säilynyt ennallaan: digitalisaatio ja digitaalinen transformaatio ovat edelleen bisnesmaailman kuumimpia megatrendejä.

Tänä päivänä jokaisen yrityksen tulisi ymmärtää teknologian ja digitalisaation hyödyntämisen tarjoama valtava potentiaali ja myös seuraukset, mikäli niihin ei investoida – kilpailukyvyn heikentymisen riski on suuri ja todellinen. Onkin helppoa ymmärtää, miksi sanat ”digitalization” ja ”digital transformation” löytyvät käytännössä jokaisen pörssiyhtiön strategiasta lukuisia kertoja.

Kaikki siis haluavat digitalisoitua – mahtavaa!

Samaan aikaan, 84% digitalisaatiohankkeista epäonnistuu – ei niin mahtavaa.

Tavoitteet ovat selkeitä, mutta niiden saavuttaminen vaikeaa

Miten on mahdollista, että yli neljä viidestä digitalisaatiohankkeesta epäonnistuu tavalla tai toisella?

Kymmenien vuosien kokemuksemme perusteella, kyse ei ole siitä, etteivätkö yritykset tietäisi mitä haluavat. Useimmissa digitalisaatiohankkeissa tavoitteet ovat melko selkeitä ja pyörivät yleensä läpinäkyvyyden, datavetoisuuden ja sidosryhmien välisen yhteistyön lisäämisen ympärillä koko arvoketjussa.

Todellinen haaste näyttää useimmissa tapauksissa piilevän käytännön toteutuksessa – miten hankkeiden kehityskohteet ja tavoitteet saadaan muutettua lisäarvoa tuottaviksi konkreettisiksi ratkaisuiksi? Vain 35% projekteista pysyy alkuperäisessä aikataulussaan ja budjetissaan. Keskimääräinen aika ratkaisujen käyttöönotolle pyörii 1 ja 2 vuoden välillä.

Digitalisaation ei pitäisi olla IT-projekti

Vaikuttaa vahvasti siltä, että yritysten oman käsityksen ja todellisuuden välillä on suurehko kuilu, kun puhutaan liiketoiminnan digitalisaation toteuttamisesta. Kaikki haluavat digitalisoitua, hyödyntää uusinta teknologiaa ja ottaa käyttöön moderneja ratkaisuja, mutta loppupeleissä suurin osa päätyy hallinnoimaan perinteisiä ja uuvuttavia IT-projekteja. Määränpää ja tie sinne eivät yksinkertaisesti kohtaa.

Projektit, jotka saavat alkunsa liiketoimintavetoisina digitalisaatiohankkeina muuttuvat usein matkan varrella IT-osaston hallinnoimiksi vesiputousprojekteiksi. Fokus siirtyy liiketoiminnan tarpeista tekniseen toteutukseen ja alkuperäiset tavoitteet hautautuvat uuvuttavan ja monimutkaisen projektinhallinnan alle. Kun tähän lisätään vielä muita perinteisille IT-projekteille tyyppilisiä kipupisteitä, kuten tietoturva- ja integraatio-ongelmat, lopputulos on mahdottomalta tuntuva riskien ja huolien miinakenttä, josta liiketoimintapäättäjien pitäisi navigoida läpi kunnialla.

Samat vanhat työkalut, samat vanhat tulokset

Yksi keskeisiä tekijöitä, joka ajaa yrityksiä kohti kankeita IT-projekteja, on hankkeissa käytetyt vääränlaiset työkalut.

Moderni liiketoiminnan digitalisaatio perustuu useimmissa käyttötapauksissa saumattomaan tiedonjakamiseen ja yhteistyöhön arvoketjun eri toimijoiden välillä – sekä sisäisten että ulkoisten sidosryhmien. Silti, monet yritykset yrittävät rakentaa ratkaisuja perinteisillä IT-työkaluilla, kuten ERP-järjestelmillä. Nämä järjestelmät ovat suunniteltu ensisijaisesti yrityksen sisäisiin prosesseihin ja niiden käyttäminen modernissa liiketoiminnan digitalisaatiossa voi aiheuttaa tulevaisuudessa entistä suurempia ongelmia.

Kun projekteja viedään läpi samoilla työkaluilla, joita on käytetty viimeiset 30 vuotta, on luonnollista, että myös työskentelytavat noudattavat samoja tuttuja kaavoja. Tämä on yleinen ja erittäin haitallinen toimintamalli, joka johtaa helposti loputtomaan noidankehään, jossa kehitystä ei tapahdu. Ennen kuin huomaatkaan, innovatiivinen digitalisaatiohankkeesi muistuttaa 80-luvun ATK-projektia.

Vaikka ERP-järjestelmät eivät yksinään pysty vastaamaan modernin liiketoiminnan digitalisaatioon vaatimuksiin, niillä on kuitenkin oma roolinsa ja vahva jalansija yritysten liiketoiminnan ytimessä. Käyttämällä moderneja digitaalisia alustoja, kuten Bluugon Tracking Cloudia, yritykset voivat hyödyntää jo käytössään olevia järjestelmiä omaksuen samalla ketterän ja liiketoimintalähtöisen lähestymistavan digitalisaatiohankkeidensa toteutukseen. Lue lisää ERP-järjestelmien täyden potentiaalin hyödyntämisestä täällä.

Käsittelemme ERP-järjestelmien roolia nykypäivän digitalisaatiossa myös toisessa blogissamme ”ERP-järjestelmien käyttäminen liiketoiminnan digitalisointiin voi koitua kohtalokkaaksi virheeksi”.

Älä polta siltoja liiketoiminnan ja IT:n välillä

Liiketoiminnan ja IT:n väliset erimielisyydet sekä näkemyserot ovat yleinen haaste digitalisaatiohankkeissa. Joissain tapauksissa, ne ovat syy sille, että hankkeet valuvat perinteisen IT-projektien puolelle ja toisinaan taas tämän seuraus.

Liiketoiminnan puolella työskentelevistä henkilöistä saattaa tuntua siltä, että IT-osasto pitää kehityshankkeita panttivankinaan ja hidastaa niiden läpivientiä keskittymällä epäolennaisiin asioihin. Samaan aikaan IT-osastolla saatetaan miettiä, miksi liiketoiminta tunkee heidän tontilleen ja yrittää jälleen sekaantua asioihin, joita ei ymmärrä.

Avain harmoniseen digitalisaatioprojektiin piilee oikeanlaisissa työkaluissa, jotka palvelevat molempien osapuolien tarpeita. Liiketoiminnan tulisi pystyä työskentelemään käyttäen heille tuttuja prosesseja ja termistöä ilman, että asioita viedään liian tekniselle tasolle. Tällä tavoin, liiketoiminta voi olla mukana hankkeiden toteutuksessa alusta saakka, joka vähentää väärinymmärrysten todennäköisyyttä ja pitää fokuksen liiketoimintatavoitteissa.

IT:lle tulee pystyä tarjoamaan joustavat ja helposti omaksuttavat työkalut, joita he voivat käyttää menettämättä kontrollia olemassa olevaan IT-arkkitehtuuriinsa. On myös tärkeää, että ratkaisuihin voidaan tehdä muutoksia itsenäisesti, ilman tarvetta kolmannen osapuolen kumppanille joka vaiheessa.

Yhteenveto ja hyödyllisiä vinkkejä

Liiketoiminnan digitalisaatio on moniulotteinen ja jatkuvasti kehittyvä kokonaisuus. Jokaisella yrityksellä on siihen liittyen omat tarpeensa, tavoitteensa ja haasteensa. Vaikka tarjolla ei yleensä olekaan oikoteitä, yksinkertaisia vastauksia tai kaikille sopivia täsmäratkaisuja, jotkut asiat ovat melko yleispäteviä. Ohessa muutamia asioita, jotka kannattaa pitää aina mielessä digitalisaatiohankkeita suunnitellessa tai toteuttaessa:

● Liiketoiminnan digitalisaatio ja perinteiset IT-projektit ovat kaksi erillistä asiaa omine tavoitteineen, tarkoitusperineen ja toimintamalleineen

● Digitalisaatiota tulisi aina toteuttaa liiketoiminta edellä – teknologia on loppupeleissä vain työkalu

● ERP-järjestelmät eivät yksinään riitä modernien, useita sidosryhmiä palvelevien ratkaisujen luomiseen

● Oikeanlaiseen digitaaliseen alustaan investointi nopeuttaa digitalisaatiohankkeidesi arvontuottoa huomattavasti ja maksaa itsensä takaisin moninkertaisesti pitkässä juoksussa

● Älä yritä tehdä kaikkea itse – sopiva digitalisaatiokumppani voi tukea sinua erityisosaamista vaativilla osa-alueilla ja nopeuttaa hankkeiden läpivientiä huomattavasti

Bluugo makes digital business sense

Bluugo auttaa B2B-yrityksiä saavuttamaan liiketoimintansa täyden digitaalisen potentiaalin.

Hyperadaptiivinen Tracking Cloud® pilvialustamme mahdollistaa toimitusketjujen, tuotannon ja jälkimarkkinoinnin keskeisten liiketoimintaprosessien digitalisoinnin ennennäkemättömän helposti, nopeasti ja tehokkaasti – ilman uuvuttavaa IT-projektia!

Ota yhteyttä, niin jutellaan lisää.

Tämä blogi on julkaistu alunperin 29.05.2023. Päivitetty 18.04.2024.