Hankinta, toimittajahallinta ja vaatimustenmukaisuus yhdellä alustalla
Monen hankintatiimin päivittäinen työ pohjautuu yhä hajanaisiin Excel-taulukoihin, sähköposteihin ja useisiin irrallisiin järjestelmiin. Manuaalinen työ vie paljon aikaa ja jättää toimitusketjun riskit sekä vaatimustenmukaisuuden puutteet helposti huomaamatta ennen kuin on liian myöhäistä.
Tracking Cloud® yhdistää hankinnan päivittäiset prosessit, toimittajien riskienhallinnan ja toimitusketjun jäljitettävyyden yhdelle EU-hostatulle alustalle. Reaaliaikaiseen toimittajadataan pohjautuvat AI-kyvykkyydet tehostavat toimintaa läpi hankintaketjun.
Trusted by leading companies
AUO Mobility Solutions
Autoteollisuuden elektroniikkakomponenttien Tier-1 toimittaja
“Järjestelmä on modernimpi, intuitiivisempi ja selkeämpi kuin vanha työkalumme. Toimittajien palaute on ollut johdonmukaisesti positiivista.” — Christian Fischer, Associate International Logistics Planning, AUO Mobility Solutions Germany GmbH
Chemigate
Biopohjaisten tärkkelysten ja biopolymeerien valmistaja
“Kokonaisuutena, tämä konsepti edistää osaltaan kaiken tekemisemme ja yhteistyön yhä laajempaa digitalisointia ja automatisointia.” — Kalle Kainu, Sales Director, Chemigate
Yleiset kipupisteet
Kolme ongelmaa, jotka jokainen hankintatiimi tunnistaa
Hankinnan prosessit ovat nykyään laajempia kuin koskaan, ja niiden hallinta vanhentuneilla työkaluilla käy jatkuvasti vaikeammaksi.
Hankinnan päivittäinen työ pyörii yhä sähköpostilla ja Excelillä
Toimittajien kvalifiointi, onboarding ja päivittäinen koordinointi tapahtuu suurelta osin sähköpostin ja taulukoiden välityksellä. Tietoja joudutaan kaivamaan monista eri paikoista, tehdyistä asioista ei ole selkeitä merkintöjä ja pienetkin muutokset prosesseissa voivat johtaa kaaokseen.
keskisuurista yrityksistä koordinoi yhä toimittajayhteistyötä manuaalisesti, ja vain yksi neljästä käyttää digitaalista yhteistyöalustaa.
Toimittajariskit ja vaatimustenmukaisuuden puutteet paljastuvat vasta jälkikäteen
Toimittajan heikentynyt toimitusvarmuus, pullonkaula tai vanhentunut sertifikaatti pysyy huomaamattomana, kunnes toimitukset lopulta pysähtyvät tai auditointi paljastaa epäkohdat. Lisääntyvä EU-regulaatio (esim. EUDR, PPWR ja NIS2) muuttaa vaatimuksia jatkuvasti ja vaatii yrityksiä keräämään yhä enemmän dataa.
keskisuurista yrityksistä sanoo, ettei nykyinen hankintajärjestelmä riitä tehokkaaseen toimittajariskien hallintaan.
Saapuvien toimitusten sisältö ei vastaa sitä, mitä alun perin tilattiin
Tilausten yksityiskohdat muuttuvat usein alkuperäisen vahvistuksen jälkeen, mutta käytössä olevat työkalut eivät tarjoa jäsenneltyä tapaa ilmoittaa muutoksista. Poikkeamat havaitaan usein vasta tavaran vastaanotossa, mikä johtaa manuaalisiin korjauksiin ERP-järjestelmissä, tuotantosuunnitteluun vanhentuneilla luvuilla ja puutteelliseen raportointiin vaatimustenmukaisuuden suhteen.
kuinka usein eräs asiakkaamme joutui korjaamaan virheellisistä pakkaustiedoista johtuneet ASN-virheet käsin SAP:ssa ennen siirtymistä Tracking Cloudiin.
Lähde: Tracking Cloud® -asiakastapaus
Valitse kohdat, jotka kuulostavat tutulta
…niin näytämme miten ongelmat voidaan ratkaista.
Korjaamme jatkuvasti virheitä toimittajien antamissa tiedoissa
✓Tiimimme joutuu tekemään päivittäin manuaalisia korjauksia tilausmäärissä, hinnoissa, ja päivämäärissä. Oikeita tietoja joudutaan usein tiedustelemaan useaan kertaan.
Vanhentuneet sertifikaatit huomataan vasta auditoinnin yhteydessä
✓Toimittajien sertifikaattien seurantaan ei ole kunnon työkaluja. Vanhentuneista sertifikaateista ei saada ennakkovaroituksia tai muistutuksia ja puutteita joudutaan korjaamaan jälkikäteen.
Jokainen muutos regulaatioissa tarkoittaa uutta IT-projektia
✓EU puskee ulos uutta regulaatiota kiihtyvällä vauhdilla: EUDR, NIS2, PPWR, CRA, jne. Vaatimukset muuttuvat jatkuvasti ja jokainen muutos vaatii käytössä olevien järjestelmien säätämistä, mikä paisuu usein viikkojen pituiseksi IT-projektiksi.
Emme tiedä tarkalleen, kuinka riippuvaisia olemme yksittäisistä toimittajista
✓Yksittäisen toimittajan riskit huomataan usein vasta niiden realisoituessa konkreettisiksi häiriöiksi toimitusketjussa.
Riskiarviointeja ylläpidetään manuaalisesti Excelissä
✓Toimittajariskien seurantaan ei ole olemassa kunnon työkaluja. Arvioinnit toteutetaan manuaalisesti ja päivityksiä tehdään liian harvoin. Saatavilla olevat luvut eivät ole yhteydessä päivittäiseen toimintaan.
Toimittajakyselyt toteutetaan manuaalisesti ja vastauksia saa kysellä moneen kertaan
✓Kyselyiden luomiseen, lähettämiseen ja vastausten metsästämiseen kuluu valtavasti aikaa per toimittaja. Sama työläs prosessi toistuu vuodesta toiseen.
Haluatko tietää, miten muut hankintatiimit ovat ratkaisseet näitä haasteita?
Täytä sähköpostiosoitteesi oheiseen kenttään niin lähetämme sinulle maksuttoman raportin aiheesta. Raportti pohjautuu case-esimerkkeihin ja tuoreimpiin tutkimustuloksiin. Käymme läpi mm. miten…
Käyttötapaukset
Päivittäisestä hankinnasta tier-N-toimittajanäkyvyyteen.
Kaikki yhdellä alustalla.
Tracking Cloud® antaa tiimillesi kaiken tarvittavan hankinnan pyörittämiseen, toimittajien hallintaan ja vaatimustenmukaisuuden ylläpitoon, yhdessä paikassa. Pääset käyntiin viikoissa ja voit laajentaa käyttöä tarpeidesi kasvaessa.
Toimittajadata, dokumentit ja vaatimustenmukaisuus
-
Pidä kaikki toimittajatieto yhdessä paikassa
Jokaisen toimittajan perustiedot, sopimukset, sertifikaatit ja audit-historia löytyvät yhdestä automaattisesti päivittyvästä tietueesta. Ajantasaista tietoa ei tarvitse enää etsiä sähköpostiketjuista, jaetuista kansioista tai Excel-taulukoista.
-
Hallitse vaatimustenmukaisuutta ja ESG-raportointia yhdellä alustalla
Hallitse useita regulaatioita (esim. NIS2, CRA, EUDR, CSRD, PPWR) ja omia standardejasi yhdellä kyselytyökalulla, automaattisilla tarkistuksilla ja auditointivalmiilla dokumentaatiolla. Samat toimittajavastaukset kattavat useita vaatimuksia kerralla: uusi vaatimus tarkoittaa yhden kysymyksen lisäämistä, ei täysin uutta tiedonkeruukierrosta.
-
Anna toimittajien ylläpitää omia tietojaan
Toimittajat täyttävät vaaditut tiedot, kyselyt ja sertifikaatit järjestelmääsi itsenäisesti. Voimassaoloaikoja seurataan automaattisesti ja päivityspyynnöt lähetetään hyvissä ajoin ennen sertifikaattien vanhenemista tai tietojen muuttuessa.
-
Ylläpidä täydellistä audit-trailia automaattisesti
Jokainen kyselyvastaus, dokumenttiversio ja hyväksyntä jättää järjestelmään suorittajalleen kohdistetun aikaleiman. Auditointia suorittaessa mitään ei tarvitse selvitellä jälkikäteen.
-
Toimittajien onboarding nopeasti ja skaalautuvasti
Tuo nykyinen toimittajakantasi Excelistä tai ERP:stä ja kutsu toimittajat sähköpostitse täyttämään omat profiilinsa. Helppokäyttöinen portaali ei vaadi käyttäjäkoulutusta, eikä toimittajien tarvitse tehdä ohjelmistoasennuksia.
-
Jäsennä tuotteiden perustiedot SKU-tasolle asti
Tallenna yhden SKU:n alle tarkempia lisätietoja, kuten valmistusmaa, viimeisin ohjelmistopäivitys tai materiaalikoostumus. Ylläpidä tietoja suoraan Tracking Cloudissa, tai vaihtoehtoisesti taulukossa, ASN-sanomien kautta tai suoralla API-yhteydellä toimittajan järjestelmiin.
-
Vertaile ja hallitse toimittajia kategorioittain
Tracking Cloud® antaa kategoriapäälliköille jäsennellyn näkymän toimittajiin, tuotteisiin ja palveluihin jokaisessa hankintakategoriassa, ja korvaa hajanaiset taulukot yhtenäisillä perustiedoilla, dokumenteilla ja suoritushistorialla. Onboarding, riskiarviointi ja vaatimustenmukaisuustarkistukset voidaan tehdä yhtenäisesti kategoriatasolla, mikä helpottaa toimittajien vertailua ja konsolidointia.
Tilaukset, toimitukset ja jäljitettävyys
-
Hallitse hankinnan päivittäisiä prosesseja
Hallitse mm. ostotilauksia, toimitusten koordinointia, laatureklamaatioita ja toimittajaviestintää yhdessä paikassa. Toimittajasi voidaan kytkeä järjestelmääsi ilman suoraa EDI-yhteyttä.
-
Jäljitä tuotteita erä- ja sarjanumerotasolle asti
GS1-yhteensopiva jäljitettävyys tallentaa tuotteiden tiedot, kuten testitulokset, sertifikaatit ja vanhenemispäivät aina erä- tai sarjanumeron tasolle asti. Tämä mahdollistaa reaaliaikaisen Available-to-Promise (ATP) -datan jakamisen myyntiä ja tuotantoa varten.
-
Näe toimitustesi yksityiskohdat jo ennen niiden saapumista
Määritä, mitä tietoja toimittajiesi on toimitettava ennen toimitusilmoituksen lähettämistä: todelliset määrät, tilauksen jälkeen tehdyt muutokset, päivitetyt tuotetiedot, laatukuvat, kuljetusasiakirjat, jne. Näin tilaus, vahvistus ja toimitus täsmäävät tavaran vastaanotossa, koska kaikki muutokset on jo kirjattu aiemmin.
-
Käsittele poikkeamat ja reklamaatiot luotettavaan dataan nojautuen
Voit kirjata havaitsemasi poikkeamat tilausriville ja ohjata sen suoraan toimittajalle. Näet, kuinka usein sama ongelma on toistunut kyseisen toimittajan kanssa viimeisen vuoden aikana ja onko aiempia tapauksia ratkaistu.
-
Käyttöönotto ei vaadi muutoksia ERP-järjestelmääsi
Tracking Cloud® voi lukea tilauksia ja perustietoja ERP-järjestelmästäsi ja lähettää tietoja takaisin ilman muutoksia ERP:n päässä. Jo käytössä olevat järjestelmät pysyvät ennallaan ja voit jatkaa niiden hyödyntämistä normaalisti.
Seuranta, KPI:t ja riskienhallinta
-
Toimi reaaliaikaisen datan pohjalta ja automatisoi työtä tekoälyllä
Kysele reaaliaikaista toimittajadataa luonnollisella kielellä, anna tekoälyn toimia vastausten pohjalta ja automatisoi toistuvia tehtäviä riskien tunnistamisesta pyyntöjen laatimiseen ja vaatimustenmukaisuustarkistuksiin.
-
Seuraa toimittajien suorituskykyä ajan mittaan
Tarkkaile toimitusvarmuutta, reklamaatioiden määrää ja kyselyiden tilaa yhdessä toimittajanäkymässä. Päätä, mitkä luvut haluat jakaa toimittajillesi ja varmista, että kaikilla osapuolilla on pääsy ajantasaiseen dataan aina tarvittaessa.
-
Seuraa hankinnan tilaa reaaliajassa Tracking Cloud® Watchdogilla
Watchdog hakee ERP-järjestelmistä, API:sta tai tiedostoista (ei vaadi muutoksia nykyjärjestelmiin) ja käyttää tekoälyä merkitäkseen mahdolliset viivästykset, määräpoikkeamat ja vaatimustenmukaisuusriskit, (esim. EUDR, NIS2, PPWR) ennen kuin ne kärjistyvät ongelmiksi toimitusketjussa.
-
Tunnista toimittajariskit ja reagoi niihin tekoälyllä
Tekoälyavusteinen kyselyiden pisteytys, vastausten analysointi, automaattiset hälytykset riskitason muuttuessa ja integraatiot EcoVadisiin ja Amforiin auttavat havaitsemaan toimittajariskejä ennakoivasti, jolloin ehdit reagoida niihin hyvissä ajoin.
-
Kartoita toimittajaverkostosi tier N:ään asti
Tracking Cloud® auttaa sinua kartoittamaan toimittajaverkostosi aina tier N:ään asti, jotta voit seurata vaatimustenmukaisuutta ja tunnistaa riskit koko toimitusketjussasi.
AI-kyvykkyydet
Kytke tekoäly reaaliaikaiseen toimittajadataasi
Tracking Cloudin tekoäly toimii suoraan reaaliaikaisen toimittajadatasi kanssa. Kysy toimittajistasi luonnollisella kielellä, toimi vastausten pohjalta vaihtamatta työkalua, ja automatisoi toistuvat tehtävät niin, että ne hoituvat itsestään.
- Saat välittömät vastaukset vaatimustenmukaisuuden tilasta, vanhenevista dokumenteista, avoimista tehtävistä ja riskipisteistä
- Näet vastaukset interaktiivisina kaavioina, listoina ja painikkeina tekstiseinien sijaan, joten voit toimia muutamalla klikkauksella
- Luo tehtäviä, lähetä toimittajapyyntöjä ja päivitä tietoja ohjeidesi mukaan
- Laadi toimittajaviestintää ja luo auditointiyhteenvetoja tarpeen mukaan
- Automatisoi toistuvat vaatimustenmukaisuustarkistukset ja uudelleenkvalifioinnit tekoälyagenteilla
| Toimittaja | Nykyinen | Uusi | |
|---|---|---|---|
| Alpenholz Produkte KG | Matala | Keskitaso | |
| Luana Natural Materials Ltd | Keskitaso | Korkea | |
| FIN Timber Oy | Matala | Keskitaso |
Mitä haluaisit tehdä seuraavaksi?
Mikä muuttuisi, jos kaikki toimittajadatasi olisi yhdessä paikassa?
Varaa 45 minuutin demo niin näytämme miten hankintaa, toimittajahallintaa ja vaatimustenmukaisuutta voidaan pyörittää yhdellä alustalla.
Ilmainen opas
Opas: näin arvioit toimittajahallinnan ratkaisuja
Tuoreessa oppaassamme listaamme keskeiset kysymykset, joiden avulla voit selvittää millaisia eri toimittajahallinnan alustat todella ovat mm. käyttöönottovaiheessa, jokapäiväisessä käytössä, ja ratkaisun skaalaamisessa.
Käymme läpi kuusi keskeistä arviointikriteeriä toteutusaikatauluista ja hinnoittelusta sääntelyjoustoon ja toimitusketjun näkyvyyteen. Bonuksena, jaamme myös parhaat vinkkimme joilla helpotat hyväksynnän saamista talousjohtajalta ja IT-tiimiltä, kun olet valmis etenemään ratkaisun kanssa.
Lataa maksuton opas ja käytä näitä kysymyksiä jokaisen toimittajan kanssa – myös meidän!
Lataa ilmaiseksi →
FAQ
Usein kysytyt kysymykset
Selkeitä vastauksia kysymyksiin, joita kuulemme usein.