Väylävirasto – varaosanhallintaa haastavassa monitoimijaympäristössä

Väylävirasto & Bluugo – pidetään yhdessä Suomi raiteillaan

Väylävirasto on noin 500 hengen asiantuntijavirasto, joka vastaa Suomen tie-, rata- ja meriliikenteen väyläverkon suunnittelusta, kehittämisestä ja kunnossapidosta sekä liikenteen ja maankäytön yhteensovittamisesta. Vuoden 2024 toukokuussa Väylävirasto valitsi kilpailutuksen jälkeen Bluugon Tracking Cloud® -alustan Suomen rataverkoston ohjaus- ja turvalaitteiden kunnossapitomateriaalin hallintaan tarkoitetun varaosanhallintajärjestelmän toteutukseen.

Lähtötilanne: Tiukat vaatimukset IT-hankkeelle

Väyläviraston tarpeena oli korvata aiempi rataverkon kriittisten rautatieturvalaitteiden varaosien hallintajärjestelmä uudella ratkaisulla, joka mahdollistaisi koko Suomen rataverkoston ohjaus- ja turvalaitteiden kunnossapitomateriaalien ja varaosien hallinnan keskitetysti yhdellä alustalla. Hankkeen erityispiirteet ja vaatimukset tekivät siitä poikkeuksellisen haastavan:

• Tiukka aikataulu käyttöönotolle: Järjestelmän tuli olla tuotantovalmiudessa vain muutaman kuukauden sisällä projektin aloituksesta. Tämä aikataulu olisi tyypillisesti vaatinut valmisohjelmiston käyttöä, mutta asiakkaan erittäin kriittiset ja yksityiskohtaiset vaatimukset (satoja vaatimuksia) sulkivat tämän vaihtoehdon pois.
• Kriittinen infrastruktuuri ja monta toimijaa: Väyläviraston ratojen kunnossapidossa on mukana useita käyttäjäryhmiä (kenttähenkilöstö, logistiikkayhtiöt, laitetoimittajat jne.) ja kompleksisia kunnossapidon prosesseja sekä käyttöoikeuksia.
• Väylävirastolla ei ollut resursseja pyörittämiseen: Väylävirastolla ei ollut mahdollisuutta nimetä omaa projektipäällikköä tai resursoida hankkeen vetämistä, koska tilaaja-tuottaja-mallilla toimivalla virastolla ulkoistus on pitkälle vietyä. Toimittajalta vaadittiin kokonaisvastuuta projektin johtamisesta ja avaimet käteen -toteutuksen ohjaamisesta.
• Ei mahdollisuutta "kysytään asiakkaalta" -lähestymiseen: Edellisestä johtuen, käyttöönottomallin piti perustua syvälliseen osaamiseen varaosahallinnan prosesseista, sillä aikataulu ei mahdollistanut jatkuvaa viestintää tai ohjausta Väyläviraston toimesta.

Mitä tämä tarkoitti Bluugolle?

Lähtötilanne nosti riman korkealle – mutta samalla se tarjosi tilaisuuden osoittaa Bluugon kyvykkyys toimittaa ratkaisu, joka täyttää liiketoiminnalle kriittiset vaatimukset tiukimmassa mahdollisessa aikataulussa. Avaintekijöiksi nousivat mm:

• Hyperadaptiivinen ratkaisu – Tracking Cloud®, joka mukautuu 100% asiakkaan tarpeisiin ilman koodausmuutoksia.
• Vahva käytännön osaaminen kunnossapidon ja varaosahallinnan prosesseista, jotta projekti voitiin toteuttaa ketterästi ilman jatkuvaa asiakkaan ohjeistusta.
• Bluugon onboarding-malli, joka mahdollistaa tehokkaan ja itseohjautuvan käyttöönoton haastavista lähtökohdista huolimatta.

”Projektille asetettu tiukka aikataulu ja vaatimusten määrä edellyttivät toimittajalta syvällistä ymmärrystä kunnossapidon ja varaosahallinnan prosesseista. Bluugo mukautti ratkaisunsa tarpeisiimme ja otti täyden vastuun projektin johtamisesta, mikä mahdollisti käyttöönoton ilman ylimääräisiä palavereita tai ajankäyttöä meidän puoleltamme”, kommentoi Aki Härkönen, Väyläviraston kehittämispäällikkö ratojen kunnossapito-osastolta.

”Bluugolla olemme aina uskoneet siihen, että työkalun pitää mukautua asiakkaan tarpeisiin – ei toisinpäin. Tämä hanke osoitti tämän periaatteen oikeaksi ehkä selvemmin kuin mikään aiemmin. Näin laajaa ja vaativaa projektia ei olisi voitu toteuttaa tässä aikataulussa perinteisillä IT-työkaluilla tai valmisohjelmistoilla", lisää Katja Penttinen, Bluugon palvelupäällikkö.

Ratkaisu: Yksi alusta kriittisen kunnossapidon hallintaan

Bluugon Tracking Cloud® -alusta yhdistää kunnossapitomateriaalien ja varaosien hallintaan liittyvät toimijat, sijainnit ja prosessit yhdelle jaetulle alustalle. Ratkaisu tarjoaa reaaliaikaisen näkymän koko rataverkoston ohjaus- ja turvalaitteiden kunnossapitoon ja tukee tehokasta toimintaa kaikilla tasoilla.

Loppukäyttäjille Tracking Cloud® tarjoaa selkeät ja helppokäyttöiset työkalut päivittäisiin tehtäviin, kuten osien siirtoihin ja kirjauksiin. Järjestelmä on suunniteltu tukemaan laajoja monitoimijaympäristöjä, kuten Väyläviraston yli 200 käyttäjää lukuisista eri käyttäjäryhmistä. Käyttäjien joukkoon kuuluvat muun muassa:

• Rautatieturvalaitteiden kunnossapitourakoitsijat
• Laitetoimittajat
• Väyläviraston rataisännöitsijät
• Logistiikkayhtiöiden ja laitehuoltoyhtiöiden henkilöstö

Tracking Cloud® vähentää myös päällekkäistä työtä ja parantaa yhteistyötä eri toimijoiden välillä. Alustan joustavuus ja mukautuvuus mahdollistavat sen, että se täyttää vaativimmatkin asiakkaan asettamat ehdot ilman räätälöintiä, tukien samalla tehokasta ja tarkasti hallittua kunnossapitotoimintaa.

"Ratkaisu toteutettiin niin, että se ei ainoastaan täyttänyt asiakkaan tarkkoja vaatimuksia, vaan myös helpottaa monitoimijaympäristön hallintaa ja päivittäisiä kunnossapitotehtäviä”, Penttinen avaa.

Loppukäyttäjät ovat omaksuneet uuden järjestelmän nopeasti ja palaute on ollut positiivista.

”Nyt on oikea järjestelmätoimittaja, joka on selvästi tehnyt tällaisia ratkaisuja aiemminkin ja muille asiakkaille. Tracking Cloud® on huima parannus aiempiin järjestelmiin verrattuna – tämä näkyy jo lyhyellä käyttökokemuksella”, toteaa yksi Väyläviraston käyttämän alihankkijan kunnossapitourakoitsijoista.

Rautatieturvalaitteiden varaosia käytetään kellon ympäri kesät talvet. Aktiivisella kunnossapidolla varmistetaan rautatieliikenteen sujuvuus ja turvallisuus. Kuva: Aki Härkönen.

Tulokset: sujuvuutta, näkyvyyttä ja kustannussäästöjä

Järjestelmä on ollut tuotannollisessa käytössä vasta muutaman kuukauden, mutta käyttäjäkokemukset ja havaitut vaikutukset ovat osoittaneet ratkaisun toimivan odotetusti:

• Reaaliaikainen pääsy tietoihin: Kenttähenkilöstö voi tarkistaa tarvittavat tiedot ja varaosien sijainnit nopeasti ja helposti, mikä helpottaa heidän päivittäisiä tehtäviään.
• Selkeä käyttöliittymä: Käyttäjät ovat kiittäneet järjestelmän erityisen selkeää käyttöliittymää, joka on tehnyt uuden järjestelmän omaksumisesta sujuvaa.
• Käytännöllinen monitoimijaympäristö: eri osapuolet käyttävät nyt samaa alustaa, mikä vähentää päällekkäistä työtä ja parantaa yhteistyötä.
• Helppo inventaarionhallinta: Inventointitiedot on saatu tallennettua järjestelmään tehokkaasti, mikä auttaa ylläpitämään ajantasaista näkymää kriittisten varaosien tilanteesta.
• Merkittävät kustannussäästöt: Viiden vuoden sopimuskaudella järjestelmän arvioidaan tuottavan satojen tuhansien eurojen säästöt.

"Jo tässä vaiheessa voidaan sanoa, että järjestelmä on vastannut sille asetettuihin odotuksiin. Sen ansiosta varaosien hallinta ja päivittäiset kunnossapitotehtävät ovat sujuvoituneet merkittävästi, ja tiedämme, että pitkällä aikavälillä saavutamme merkittäviä kustannussäästöjä”, Härkönen toteaa.

Onnistumisen avaintekijät

Hanke onnistui poikkeuksellisen hyvin haastavasta lähtötilanteesta huolimatta. Onnistumisen taustalla olivat etenkin seuraavat tekijät:

• Selkeät vaatimukset: Väylävirastolla oli tarkasti määritellyt vaatimukset ja selkeä näkemys ratkaisun tavoitteista.
• Hyperadaptiivisuus: Tracking Cloud® pystyttiin mukauttamaan satoihin vaatimuksiin ”hiirtä klikkaamalla”. Tämä mahdollisti nopean käyttöönoton tiukassa aikataulussa.
• Projektinhallinta: Bluugo otti vastuun projektin vetämisestä, mikä vapautti Väyläviraston resursseja muihin tehtäviin.
• Tehokas onboarding-malli: Bluugon käyttöönotoissa hyödyntämä onboarding-malli minimoi asiakkaan ajankäytön ja varmisti järjestelmän sujuvan käyttöönoton ilman häiriöitä.
• Monipuolinen käyttäjätuki: Tracking Cloud® -palveluun sisältyvät käyttäjäystävälliset video-opasteet ja Bluugon pitämät koulutukset ovat tehneet uuden järjestelmän käyttöönotosta sujuvaa. Lisäksi Bluugon palvelutiimi vastaa käyttäjien kysymyksiin nopeasti puhelimitse tai sähköpostitse, mikä on saanut erityistä kiitosta käyttäjiltä.

"Tämä projekti osoitti, kuinka tärkeää on, että toimittaja pystyy mukauttamaan ratkaisun täysin asiakkaan tarpeisiin ja hallitsemaan kokonaisuuden itsenäisesti. Bluugon ratkaisu täytti tarkat vaatimuksemme, käyttöönotto sujui tiukassa aikataulussa ilman, että omia resurssejamme kuormitettiin. Lisäksi ratkaisu mahdollistaa merkittävät kustannussäästöt ja antaa meille nyt paremman näkyvyyden ja hallintatyökalut kriittiseen kunnossapitoon”, Härkönen summaa.