Paljonko näkyvyyden puute maksaa yrityksellesi?

Näkyvyys = välttämättömyys

Nykypäivän nopeatempoisessa B2B-liiketoimintaympäristössä, reaaliaikaisen tilannekuvan ylläpitäminen yrityksesi prosesseista on tärkeämpää kuin koskaan. Näkyvyydellä – tai sen puutteella – on suuri vaikutus liiketoiminnan menestykseen toimialasta ja yrityksen koosta riippumatta.

Viimeisimmässä blogissamme tarkastelimme end-to-end näkyvyyden käsitettä, sen keskeisiä elementtejä ja lukusia etuja, joita se voi oikein toteutettuna tarjota B2B-yrityksille. Tällä kertaa käännämme esiin saman kolikon kääntöpuolen ja tarkastelemme yleisimpiä syitä, jotka johtavat puutteelliseen näkyvyyteen ja käymme läpi sen seurauksia konkreettisten esimerkkien avulla.

Lyhyt kertaus – mitä on end-to-end näkyvyys?

Ennen kuin sukellamme aiheen syvään päätyyn, kerrataan lyhyesti mitä end-to-end näkyvyys tarkkaan ottaen on. Mikäli olet lukenut edellisen blogimme, tai aihe on jo muuten entuudestaan tuttu, skippaa ihmeessä tämä osion yli.

End-to-end näkyvyys (tai E2E-näkyvyys) viittaa kattavaan ja reaaliaikaiseen ymmärrykseen liiketoimintaprosessista sen alusta loppuun asti, sisältäen kaikki yksittäiset välivaiheet, sidosryhmät ja asiaankuuluvat tiedot. Termi pitää sisällään useita toisiaan tukevia osa-alueita, kuten jäljitettävyys, sidosryhmien välisen yhteistyön edistäminen, sekä teknologian ja IT-järjestelmien hyödyntäminen läpinäkyvyyden, operatiivisen tehokkuuden ja datavetoisen päätöksenteon tukemiseksi.

Yksinkertaistettuna, end-to-end näkyvyyttä voidaan ajatella yhdistelmänä strategista ja tilanteellista tietoisuutta, joka auttaa jokaista liiketoimintasi sidosryhmää pysymään aina tilanteen tasalla ja tekemään parhaita mahdollisia päätöksiä sekä lyhyellä että pitkällä tähtäimellä.

4 yleistä syytä näkyvyyden puutteelle

Koska end-to-end näkyvyys on nimensä mukaisesti kytköksissä liiketoiminnan kaikkiin osa-alueisiin, sen puutteellisuuteen on usein vaikeaa löytää yhtä selkeää syytä. Useimmissa tapauksissa, end-to-end näkyvyyden puute onkin useiden toisiinsa linkittyneiden tekijöiden summa arvoketjun eri vaiheista.

1. Vanhentuneet ja siiloutuneet IT-työkalut

Useat yritykset pyrkivät end-to-end näkyvyyteen käyttämällä perinteisiä IT-työkaluja, kuten ERP-järjestelmiä. Vaikka ERP-järjestelmillä on oma keskeinen roolinsa, on myös tärkeää huomioida, että ne ovat suunniteltu ensisijaisesti yrityksen sisäisiin prosesseihin. Integraatio muihin käytössä oleviin järjestelmiin tuottaa usein haasteita – etenkin, kun liikutaan yritysrajojen yli.

Kun arvoketjun eri vaiheissa käytettävät IT-työkalut eivät kommunikoi keskenään saumattomasti, tieto ei kulje vaaditulla tasolla ja syntyy siiloja. Tämä johtaa nopeasti puutteelliseen näkyvyyteen ja laskee koko liiketoiminnan tehokkuutta. Käsittelemme aihetta syvemmin blogissamme ”ERP-järjestelmien käyttäminen liiketoiminnan digitalisointiin voi koitua kohtalokkaaksi virheeksi”.

1. Datan hajanaisuus

Näkyvyyden puute ei usein ole kiinni siitä, etteikö dataa kerättäisi tarpeeksi. Monella yrityksillä on jo hallussaan kaikki tarvittava data end-to-end näkyvyyden saavuttamiseen, mutta yhden yhtenäisen kanavan sijaan, se on hajallaan lukuisissa eri järjestelmissä, Excel-taulukoissa ja jopa paperidokumenteissa. Itsessään arvokas data menettää potentiaalinsa, jos sen saavuttaminen ja hyödyntäminen vaatii jatkuvaa manuaalista työtä.

1. Datan huono ja vaihteleva laatu

Datan huono ja vaihteleva laatu (esim. epätarkka, vajavainen tai vanhentunut data) on toinen keskeinen tekijä, joka vaikuttaa negatiivisesti yritysten näkyvyyteen. Laatuongelmat ovat yleensä vahvasti yhteydessä vanhentuneisiin ja siiloutuneisiin IT-järjestelmiin sekä datan hajanaisuuteen.

Jos eri järjestelmissä tai laskentataulukoissa ylläpidettävää dataa päivitetään vaihtelevin aikavälein ja sen tarkkuus vaihtelee eri lähteiden välillä, luotettavan kokonaiskuvan tuottaminen vaatii paljon manuaalista työtä. Kun huonolaatuista dataa käytetään päätöksenteon tukena tiedostamatta mahdollisia ongelmia sen laadussa, mahdollisuus vääriin johtopäätöksiin kasvaa. Tämä johtaa sekä operatiivisen että strategisen tason virheisiin, jotka voivat pahimmillaan asettaa koko liiketoiminnan vaaraan.

1. Puutteellinen kommunikaatio ja yhteistyö

Riittämätön yhteistyö ja kommunikaatio asiakkaiden, liiketoimintakumppaneiden ja sisäisten osastojen välillä johtaa nopeasti tilanteeseen, jossa yksikään arvoketjun toimija ei ole aidosti tilanteen tasalla. Tämä hidastaa sekä päivittäisten prosessien läpivientiä sekä pitkän aikavälin strategista kehitystä. Sujuva viestintä ja saumaton yhteistyö eri sidosryhmien välillä on yksinkertaisesti välttämättömyys kilpailukyvyn takaamiseksi nykypäivän B2B-toimintaympäristössä.

Näkyvyyden puutteen seuraukset

Riittämättömästä näkyvyydestä johtuvat seuraukset ovat moniulotteisia, kauaskantoisia ja ennen kaikkea erittäin hintavia. Kuten niiden juurisyytkin, myös seuraukset ovat yleensä vahvasti sidoksissa toisiinsa.

Läjäpäin manuaalista työtä

End-to-end näkyvyyden puute johtaa lähes poikkeuksetta aikaa vieviin manuaalisiin prosesseihin jotka laskevat tehokkuutta, vaativat suuren määrän työvoimaa ja aiheuttavat toistuvasti virheitä sekö viivästyksiä.

Monikanavainen viestintäkaaos

Jokainen meistä tietää mitä tapahtuu, kun sähköposti täyttyy lukemattomista viesteistä ja puhelin soi taukoamatta vaatien huomiotasi – tekemistä riittää, mutta mikään ei tunnun silti etenevän. Useimmat ovat varmaan olleet myös saman tilanteen toisessa päässä, etsimässä jotakin puuttuvaa tiedonmurusta kaikilla saatavilla olevilla työkaluilla sähköpostista savumerkkeihin. Kun tieto ei kulje, kaikilla on kurjaa.

Ilman yhtenäistä alustaa liiketoimintakriittisen tiedon keräämiseen, hallinnointiin ja jakamiseen, jokapäiväinen viestintä pirstaloituu loputtomasti aikaa syöväksi kaaokseksi, joka aiheuttaa ylimääräistä työtä, virheitä ja toistuvia viivästyksiä.

Jatkuva reaktiivisuus ja tulipalojen sammuttaminen

End-to-end näkyvyyden puute voi syöstä yrityksen loputtomaan noidankehään, jossa kaikki käytettävissä oleva aika kuluu ongelmiin ja poikkeavuuksiin reagointiin sen sijaan, että resursseja kohdistettaisiin proaktiivisesti haasteiden juurisyiden korjaamiseen.

Kun kaikki juoksevat pää kolmantena jalkana pitääkseen päivittäiset prosessit pyörimässä, liiketoiminnan strateginen kehitys ja väistämättä taka-alalle.

Haastava toiminnan suunnittelu ja alhainen tehokkuus

Ilman selkeää tilannekuvaa ja reaaliaikaista näkyvyyttä, päivittäisten liiketoimintaprosessien suunnittelusta on haastavaa. Ilman asianmukaista suunnittelua, prosessit taas toimivat harvoin optimaalisesti, jolloin kokonaistehokkuus kärsii. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.

Strategisen kehityksen puute

Kuten jo aiemmin todettiin, end-to-end näkyvyyden puute voi ajaa yrityksen jatkuvaan reaktiivisuuden noidankehään, jossa aikaa ei riitä ongelmien juurisyiden ratkaisemiseen eikä pitkäjänteiseen strategiseen kehitykseen. Ja vaikka aikaa löytyisikin, strategista kehitystä on vaikeaa tehdä ilman näkyvyyttä siitä, missä liiketoiminnan pullonkaulat ovat.

Mitä suurempi yritys, sitä suuremmat ongelmat

Mitä suurempi yritys on kyseessä, sitä selkeämmin näkyvyyden puutteen aiheuttamat haasteet korostuvat. Jatkuvalla manuaalisella ponnistelulla on mahdollista pitää asiat ruodussa tiettyyn yrityskokoon asti, mutta kun raja ylittyy, ongelmat alkavat kasvaa eksponentiaalisesti. Manuaaliset prosessit ja monikanavainen viestintä muuttuvat yhä kestämättömämmiksi, ja liiketoimintakriittisten virheiden riski kasvaa nopeasti.

Mihin näkyvyyden puute johtaa – 3 käytännön esimerkkiä

Tarkastellaanpa vielä end-to-end näkyvyyden puutteen aiheuttamia haasteita ja seurauksia muutaman käytännön esimerkin kautta. Seuraavat skenaariot kuvaavat tilanteita teollisuuden elektroniikkakomponentteja valmistavan yrityksen liiketoiminnasta.

1. Riittämätön jäljitettävyys johtaa laatuongelmiin ja takaisinvetoihin

Tuote-erän kokoaminen alkaa yhdessä yrityksen tuotantolaitoksista. Osa käytettävistä komponenteista on tilattava toisesta varastosijainnista, jotta tuotteet saadaan valmiiksi asetetussa aikajanassa. Yrityksen ERP-järjestelmässä kaikki saman SKU:n alaiset komponenttiyksiköt näyttävät identtisiltä, ​​mutta todellisuudessa niillä on erilaiset paloturvallisuusluokitukset. Ikävä kyllä, sarjanumerokohtaiset tuoteatribuutit eivät ole siirtyneet ERP-instanssista toiseen, kun komponentteja on siirretty yrityksen eri varastosijaintien välillä.

Tuotteet kootaan, myydään ja toimitetaan asiakkaille. Viikkoa myöhemmin, yksi asiakkaista ilmoittaa ongelmasta toimitetussa tuotteessa – se ei ole toiminut suunnitellusti ja on aiheuttanut konevian. Pitkän selvittelyn jälkeen todetaan, että yksi kyseiseen tuotteeseen käytetyistä komponenteista ei ollut vaaditun paloturvallisuusluokituksen mukainen. Tuotteet valmistaneella yrityksellä ei ole mitään keinoa tietää, mihin kaikkiin erän tuoteyksiköihin on päätynyt tätä vääräntyyppistä komponenttia – heillä ei ole muuta vaihtoehtoa kuin vetää takaisin koko erä, mikä aiheuttaa suuren määrän manuaalista työtä, merkittäviä taloudellisia menetyksiä sekä mainehaittaa.

1. Hankinta sakkaa, mutta kukaan ei tiedä, mistä ongelmat johtuvat

Esimerkkiyrityksemme hankintaosasto käyttää laajaa toimittajaverkostoa tarvittavien komponenttien ja raaka-aineiden hankinnassa. Viimeisen yhdeksän kuukauden aikana, yrityksellä on ollut toistuvia ongelmia hankkia tuotannon vaatimat komponentit laaditun aikataulun mukaisesti.

Hankintaosastolla on huomattu ajoittaisia ongelmia tiettyjen toimittajien ja heidän alihankkijoidensa kanssa, mutta kukaan ei tiedä varmasti missä ongelman juurisyy piilee. Tutkittuaan dataa eri järjestelmistä sekä excel-taulukoista ja tiedusteltuaan ongelmasta myös tuotantopuolen johtajalta, havaitaan, että yhden C-osien toimittajan toimitusvarmuus on heikentynyt merkittävästi viimeisen vuoden aikana. Toimitukset tältä toimittajalta ovat toistuvasti viivästyneet, ja osassa saapuneista eristä on ollut puutteita. Prosessi uuden korvaavan toimittajan löytämiseksi aloitetaan.

1. Katkonainen viestintä aiheuttaa viivästyksiä ja vaikuttaa asiakastyytyväisyyteen

Pitkäaikainen asiakas asettaa tilaukseen erän tuotteita. Tuotteet kootaan, juuri asiakkaan vaatimusten mukaisesti, ja lähetetään sovitun aikataulun mukaisesti. 2 viikkoa myöhemmin asiakas lähettää kyselyn tilauksen statuksesta – miksi tuotteita ei ole toimitettu, vaikka sovittu toimituspäivä oli jo edellisellä viikolla?

Esimerkkiyrityksemme tarkistaa kyseisen tilauksen statuksen, jonka mukaan tilaus on jo toimitettu asiakkaalle. Useiden sähköpostien ja puhelujen jälkeen kuljetusliikkeen kanssa selviää, että heidän käyttämällään alihankkijalla on ollut ongelmia tuotteiden lastaamisessa, ja ne ovat edelleen yrityksen varastossa. Kyseinen alihankkija oli ilmoittanut ongelmasta logistiikkakumppanille sähköpostilla, mutta jostain syystä tieto ei ollut saavuttanut oikeaa henkilöä. Uusi kuljetus järjestetään ja tilaus toimitetaan lopulta asiakkaalle 9 päivää sovitusta aikataulusta jäljessä. Loppuasiakas ei ole järin mielissään tapahtuneesta ja hänelle tarjotuista selityksistä.

Kuinka paljon näkyvyyden puute maksaa sinun yrityksellesi?

End-to-end näkyvyyden puute vaikuttaa liiketoiminnan kaikkiin osa-alueisiin ja voi johtaa mm. tehokkuuden laskuun, menetettyihin bisnesmahdollisuuksiin, hidastuneeseen kasvuun ja ennen kaikkea taloudellisiin tappioihin. Lopullinen hintalappu vaihtelee tietenkin huomattavasti yrityksen koosta ja toimialasta riippuen, mutta varmuudella voidaan sanoa, että summa on merkittävä. Ja kuten aiemmin todettiin, mitä kauemmin odotat, sitä pahemmaksi tilanne muuttuu.

Kun yritykset pohtivat uuteen ratkaisuun investoimista end-to-end näkyvyyden saavuttamiseksi, on verrattava mahdollisia hyötyjä ratkaisuin kustannuksiin – onko investointi kannattava? Sanotaan vaikka, että voisit saavuttaa koko liiketoimintasi kattavan end-to-end näkyvyyden 100 eurolla päivässä – maksaisitko sen?

Jos ajattelit "kyllä", täytä yhteystietosi alla olevan nappulan kautta niin näytämme mielellämme, kuinka tämä voidaan saavuttaa Bluugon hyperadaptiivisella Tracking Cloud® -alustalla vain 8-12 viikossa.