4 hankinnan ongelmaa, jotka jokaisen yrityksen on korjattava vuonna 2022
Globaalin koronapandemian seurauksena monet teollisuusyritykset ovat kohdanneet valtavia haasteita hankinnassaan. On käynyt selväksi, että olemassa olevat työkalut ja menettelyt eivät enää riitä – hankinnan ja toimitusketjun prosesseihin tarvitaan kokonaisvaltaista näkyvyyttä. Tässä blogissa jaamme prioriteettilistamme siitä, mitä ja miten hankinnassa on parannettava vuonna 2022.
Hankinta ei ole entisellään
"Tavarantoimittajat eivät pysty noudattamaan toimitusaikataulujaan ja jos pystyvätkin, toimitusmääriin tulee usein viime hetken muutoksia. Homma menee entistä vaikeammaksi, kun mukaan otetaan alihankkijoita. Mitenhän tämä kaikki vaikuttaa tuotantoomme ja myyntiimme?”
Kuulostaako tutulta?
Muutokset maailmantaloudessa viimeisen kahden vuoden aikana ovat muuttaneet tapaa, jolla meidän tulee suhtautua hankintaan ja sen kehittämiseen. COVID-19, Suezin kanavan tukos, Venäjän hyökkäys Ukrainaan ja energian hinnan jyrkkä nousu ovat vain muutamia esimerkkejä lukuisista tapahtumista, jotka ovat vaikuttaneet globaaleihin markkinoihin ja toimitusketjuihin viime vuosien aikana.
Mikä on muuttunut koronan jälkeen?
Viime vuosiin asti, globaalit toimitusketjut olivat suhteellisen vakaita ja yritykset pystyivät keskittymään pääasiassa tuotannon tehokkuuteen ja kustannusten optimointiin. Koska saatavuus ei ollut ongelma, just-in-time toimitukset ja minimaaliset varastotasot olivat yleisiä ja tehokkaita toimintamalleja useimmille valmistavan teollisuuden toimijoille.
Nyt, koronan jälkeisessä maailmassa, saatavuudesta on tullut monien toimialojen polttavin kysymys. Kysyntä ylittää tarjonnan, eikä komponentteja tai materiaaleja ole yhtä helppoa löytää. Kun ongelma toistuu toimitusketjun jokaisella tasolla ja siihen lisätään kasvavat toimituskulut, viivästykset ja tilausten uudelleenreitittämiset, koko järjestelmän vakaus laskee huomattavasti.
Hankinnan neljä suurinta haastetta vuonna 2022
1. Lisääntynyt manuaalinen työ
Nykyään, hankinnan parissa työskentelevät ihmiset joutuvat käyttämään huomattavasti enemmän työaikaansa aikataulujen, tilausmäärien ja muiden yksityiskohtien varmisteluun. Ennen koronaa, prosessit oli viritetty huippuunsa, joten joustovaraa on lähtökohtaisesti hyvin vähän. Muuttuneiden olosuhteiden myötä monet yritykset eivät yksinkertaisesti pysty enää käsittelemään lisääntynyttä työmäärää.
2. Kaoottinen monikanavainen viestintä toimittajien kanssa
Yksi syistä manuaalisen työn lisääntymiseen on tehoton ja kaoottinen kommunikointi. On ollut aivan tyypillistä, että toimittajat vahvistavat toimituksena lähettämällä sähköpostia tai käyttämällä muuta "manuaalista” viestintäkanavaa. Aiemmin tästä ei muodostunut suuria ongelmia, koska suhteet pitkäaikaisiin toimittajiin olivat hyvät ja saatavuusongelmia esiintyi harvoin. Nykyään, hankinnan täytyy kommunikoida toimittajien kanssa huomattavasti tiiviimmin erilaisten tiedustelujen ja muistutusten saralta. Manuaalisten kanavien käyttäminen jatkuvaan tiedonvaihtoon tekee prosessista työlään, aikaa vievän ja kaoottisen, samalla kun inhimillisten virheiden todennäköisyys kasvaa korkeaksi.
3. Näkyvyyden puute tuotannossa ja myynnissä
Yllä mainittujen haasteiden seurauksena, yritysten on todella vaikeaa toimittaa ajankohtaista palautetta tuotantoaan ja myyntiään varten. Yksinkertainen kysymys, kuten "onko meillä näitä komponentteja varastossa maanantaihin mennessä?" voi vaatia soittamista toimittajille, useiden sähköpostien kirjoittamista ja ostotilausten sekä -vahvistusten manuaalista läpikäymistä rivi kerrallaan. Jos kysely koskee esimerkiksi 50 komponenttia 10 eri toimittajalta, siihen vastaamiseen kuluu valtava määrä aikaa.
4. Ad-hoc ostot ja toimittajien vaihtuvuus
Vallitsevasta materiaali- ja komponenttipulasta johtuen yritysten on jatkuvasti etsittävä ja löydettävä vaihtoehtoisia toimittajia. Nopeatempoiset muutokset myös pakottavat tekemään Ad-hoc ostoja hyvin lyhyellä varoitusajalla. Tämä johtaa tilanteeseen, jossa läpinäkyvyyden ylläpitäminen vaikeutuu entisestään: EDI-yhteyksiä tai muita vakiintuneita tiedonvälityskanavia ei voi käyttää toimittajien vaihtuessa lennosta. Eri toimittajien valmiudet hyödyntää digitaalisia työkaluja myös vaihtelevat huomattavasti, joka tekee uusien rajapintojen luomisesta lyhyillä varoitusajoilla käytännössä mahdotonta.
Miten vastata näihin haasteisiin?
Pysyäkseen kilpailukykyisinä, teollisuusyritysten on reagoitava nopeasti edellä lueteltujen haasteiden ratkaisemiseksi. Lukuisten c-tason bisnespäättäjien kanssa käytyjen keskustelujen perusteella, olemme laatineet prioriteettilistan asioista, joita jokaisen teollisuusyrityksen tulee parantaa hankinnassaan vuonna 2022.
1. Varmista täysi näkyvyys tilaustesi statuksista
Miksi?
Läpinäkyvyydellä ja tilannetietoisuudella on keskeinen rooli hankintamallien vahvistamisessa. Yritysten on saatava parempi kuva toimittajistaan myös ketjun alemmilla tasoilla, jotta hankintariskejä voidaan hallita ja toimittajaverkosto pysyy vakaana tulevia muutoksia ja häiriötilanteita varten. Vieläkin tärkeämpää on näkyvyys ja viestintä yrityksen sisällä sekä ykkös- ja kakkostason toimittajien kanssa, mikä mahdollistaa nopean päätöksenteon ja reagoinnin muutoksiin.
Hankinnalla on suora vaikutus useiden eri sidosryhmien ja osastojen toimintaan – ajantasaista tietoa on oltava saatavilla ilman suuria ponnistuksia. Satojen yritysten kanssa käytyjen keskustelujen perusteella, olemme havainneet, että eri osastoilla on usein vaikeuksia päästä käsiksi ajantasaisiin tietoihin niitä tarvittaessa. Toimitusten statukset ovat epäselviä, tilausvahvistukset puuttuvat ja tuotannon suunnittelu sekä myynti sakkaavat, koska on epäselvää, milloin tarvittavat materiaalit saapuvat. Toimittajien rooli koko arvoketjussa on kasvanut huomattavasti ja tiivis yhteistyö hyödyttää molempia osapuolia.
Miten?
- Tarjoa toimittajille helppo tapa kommunikoida tilausten statukset, aikataulut ja vahvistukset, mikä ei perustu suoriin 1:1-rajapintoihin. Tämä voidaan toteuttaa esimerkiksi portaalin tai automaattisten sähköpostityönkulkujen avulla.
- Ota käyttöön automatisoidut työkalut hankinnan puutteiden ja viivästysten havaitsemiseksi. Näiden työkalujen avulla, hankinta voi omaksua poikkeuksiin perustuvan johtamistyylin sen sijaan, että jokainen tilaus joudutaan käsittelemään ja tarkastamaan manuaalisesti.
- Automatisoi toimittajille lähtevät muistutukset puuttuvista tilaus- ja toimitusvahvistuksista.
Toteuttamalla nämä kolme asiaa, hankintaosasto voi keskittyä poikkeavuuksien hallintaan ja hoitamiseen sen sijaan, että suurin osa työajasta kuluu yleisen tilannetietoisuuden manuaalisen ylläpitämiseen. Tämän seurauksena, kriittisiin hankintatoimiin kuten keskeisten materiaalipuutteiden turvaamiseen ja vaihtoehtoisten toimittajien etsimiseen vapautuu paljon ylimääräistä aikaa.
2. Hyödynnä ERP-järjestelmäsi täysi potentiaali modernien digitaalisten työkalujen avulla
Miksi?
Vaikka perinteiset ERP-järjestelmät eivät yksinään riitä täyttämään nykytilanteen muuttuneita vaatimuksia, niillä on silti tärkeä rooli täytettävänä jokaisen hankintaan liittyvän liiketoiminta-alueen pääjärjestelmänä. On kuitenkin tärkeää ymmärtää, että tämänkaltaiset järjestelmät on suunniteltu pääasiassa sisäisiin prosesseihin, kun taas nykyaikaiset digitaaliset hankintaratkaisut perustuvat yli yritysrajojen kulkevaan saumattomaan yhteistyöhön kumppaneiden kanssa.
Lue lisää blogissamme ”ERP-järjestelmien käyttäminen liiketoiminnan digitalisointiin voi koitua kohtalokkaaksi virheeksi”.
Miten?
Moderneja digitaalisia työkaluja hyödyntämällä, yritykset voivat tehostaa ERP-järjestelmänsä käyttöä ja hyödyntää sen täyden potentiaalin toimittamalla tilausvahvistukset ja muut hankinnan keskeiset asiakirjat suoraan järjestelmään huomattavasti aikaisempaa helpommin.
Monet yritysten sisäiset järjestelmät, kuten materiaalitarpeiden suunnittelu (MRP) ja tuotannonsuunnittelu ovat vahvasti riippuvaisia ERP-järjestelmän tuottamasta perusdatasta. Ilman reaaliaikaista tietoa hankinnan tilauksista ja niiden statuksista, näiden järjestelmien toimintaan ei voida täysin luottaa, joka aiheuttaa vakavia haasteita arvoketjun jokaisessa vaiheessa.
3. Lisää hankinnan läpinäkyvyyttä eri osastojen välillä
Miksi?
Useimmissa teollisuusyrityksissä tuotannonsuunnittelu ja myynti ovat vahvasti riippuvaisia hankinnan toimittamista tarkoista tiedoista toimiakseen tehokkaasti. Näin liiketoimintakriittisten asioiden käsittely manuaalisesti tai Ad-hoc -periaatteella on valtava ja tarpeeton riski.
Miten?
Käyttämällä työnkulkuja, sääntöjä ja prioriteetteja automatisoinnin perustana, hankinnan on mahdollista kohdistaa resurssinsa korkean prioriteetin myynti- ja tuotantotilauksien turvaamiseen viivästysten tai materiaalipuutteiden varalta.
Joillakin toimialoilla, kuten elektroniikkateollisuudessa, on erittäin tärkeää, että tuotannossa käytettävien komponenttien ominaisuustietoja voidaan jäljittää sarjanumerotasolla. Nykyaikaisilla työkaluilla nämä tiedot voidaan kerätä automaattisesti "sivutuotteena" suoraan toimittajien lähettämistä tilausvahvistuksista. Joissakin käyttötapauksissa tämänkaltainen ominaisuus voidaan ottaa käyttöön pienellä vaivalla tuottamaan entistä suurempaa lisäarvoa tilausten statuksien seuraamiseen ja hallintaan.
Oikeita työkaluja hyödyntämällä, kaikille yrityksen osastoille voidaan luoda ns. ”single source of truth”, jonka avulla ajantasainen tieto kriittisten tuotteiden ja komponenttien saatavuudesta on kaikkien käytettävissä 24/7.
Mistä aloittaa?
Hankintaprosessien kehittäminen kannattaa aloittaa tärkeimpien toimittajien tärkeimmistä tuoteryhmistä ja laajentaa tämän jälkeen askel askeleelta. Tällä toimintamallilla mahdollistetaan nopeiden hyötyjen saavuttaminen jo lyhyellä aikavälillä.
Toiminnan nopeus on ratkaiseva roolissa, joten suosittelemme aloittamaan mahdollisimman pian. Moderneilla digitaalisilla B2B-työkaluilla uusia toiminnallisuuksia voidaan ottaa käyttöön jopa muutamassa viikossa. Jos näyttää siltä, että tämän kaltainen aikataulu ei tunnu mahdolliselta, harkitset luultavasti väärää työkalua.
Jos yrityksesi painii tässä blogissa mainittujen hankinnan haasteiden parissa ja etsit niihin ratkaisua, älä epäröi ottaa meihin yhteyttä. Me Bluugolla olemme auttaneet lukuisia yrityksiä digitalisoimaan liiketoimintansa ydinprosesseja toimitusketjuissa, tuotannossa ja jälkimarkkinointipalveluissa digitaalisen pilvialustamme Tracking Cloudin avulla. Asiantuntijoillamme on kymmenien vuosien käytännön kokemus liiketoiminnan digitalisaatiosta ja vahva tausta SAP-konsultoinnissa – he todella tietävät mikä toimii ja mikä ei.
Täytä yhteystietosi, niin sovitaan aika tarkemmalle keskustelulle.
